Podatnik używający kasy korzysta wyłącznie z usług podmiotu prowadzącego serwis lub podmiotu prowadzącego serwis główny. Jeśli podatnik nie może korzystać z usług serwisowych obecnego podmiotu prowadzącego serwis może dokonać jego zmiany. Należy pamiętać, że podatnik dokonując zmiany serwisu jest zobowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania zmiany widnieje w wykazie serwisantów oraz powinien powiadomić o tym podmiot prowadzący serwis główny w terminie 5 dni od dnia dokonania tej zmiany.

W przypadku zagubienia książki kasy, podatnik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy i wystąpić niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie jej duplikatu.

W przypadku używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, gdy nastąpiła okoliczność skutkująca zmianę naczelnika urzędu skarbowego z powodu zmiany miejsca zamieszkania podatnika lub adresu siedziby podmiotu gospodarczego, podatnik w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych okoliczności składa do właściwego po zmianie dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy w celu zarejestrowania w prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego ewidencji kas pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym.

Podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii informuje o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, składając aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy. Dokonanie zmiany należy również odnotować w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz dokonać zmianę zapisanych w pamięci kasy danych dotyczących adresu punktu sprzedaży pod którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.

Podatnik poddaje kasę obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji lub dla kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest zobowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie przed dniem dokonania fiskalizacji. Należy wspomnieć, że podatnik używający kasy dokonuje sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku. Każdą nieprawidłowość w pracy kasy podatnik niezwłocznie zgłasza podmiotowi prowadzącemu serwis. Przegląd techniczny pod rygorem nieważności może wykonać wyłącznie podmiot prowadzący serwis lub podmiot prowadzący serwis główny.

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy może być wykonywany częściej niż co 2 lata. Należy pamiętać, że wykonany przegląd rozpoczyna nowy bieg terminu dwuletniego od jego wykonania.

Podatnik nie dokonuje obowiązkowego przeglądu technicznego kasy w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowy przegląd techniczny dokonuje podatnik dopiero po wznowieniu działalności gospodarczej przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub w wyniku jej uszkodzenia, wymiana ta jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny. O szczegółowe informacje dotyczące wymiany pamięci fiskalnej należy zwrócić się do serwisanta podmiotu prowadzącego serwis.

Po wymianie pamięci fiskalnej podatnik zapewnia dokonanie ponownej fiskalizacji oraz składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy z nowym numerem unikatowym w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji.

Wymiana pamięci fiskalnej kasy rejestrującej i ponowna jej fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą pamięci. Oznacza to, że następny termin wykonania przeglądu technicznego należy liczyć od dnia tej fiskalizacji.

W przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania. W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz poddaje kasę przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym ponowne rozpoczęcie prowadzenia ewidencji może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tej kasy w trybie fiskalnym, podatnik wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny) oraz niezwłocznie przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, który należy złożyć wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Należy pamiętać również o sporządzeniu i złożeniu wraz z wyżej wymienionymi dokumentami wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, gdy wystąpiły okoliczności, które wykonanie odczytu nie mogło być przeprowadzone przez podmiot prowadzący serwis, podatnik jest zobowiązany do sporządzenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas i złożenia go do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu.